BAB 3
PERENCANAAN DINAMIS SEBAGAI FUNGSI UTAMA MANAJEMEN.
3.1 Mengevaluasi Tujuan
Terkini Lembaga, Kekuatan dan Kelemahan serta
Lingkungan Eksternal.
Perencanaan yang efektif berdasar pada pemahaman akan nilai lembaga apa yang lembaga
hendak lakukan dan harus bagaimana melakukannya seberapa baik lembaga mewujudkan nilainya tersebut, dan
menilai lingkungan dimana lembaga tersebut berada. Banyak informasi mengenai
hal tersebut berasal dari tahapan penilaian dan siklus manajemen, termasuk
review program, kinerja personil, penggunaan sumber daya, dan kebijakan.
- Mengevaluasi tujuan terkini.
- Menentukan kekuatan dan kelemahan
lembaga.
- Mengevaluasi lingkungan ekstra – institusional.
3.2 Menetapkan Tujuan dan Strategi.
Perencanaan strategi dimulai dengan telaah ulang tujuan
terkini dan kesepakatan atas kemungkinan perubahan guna menentukan bagaimana
cara terbaik untuk meraih tujuan pada suatu periode waktu yang realistis,
melakukan penilaian atas lingkungan eksternal, kekuatan serta kelemahan
lembaga. Sebuah rencana strategis dapat dianggap sebagai sebuah rencana yang
mengintegrasikan dan mengorganisir tujuan dan sumber daya menjadi sebuah
kesatyuan yang kohesif melalui tujuan jangka menengah dan kebijakan yang
spesifik. Strategi membantu menyusun dan mengalokasikan sumber daya organisasi menjadi sebuah postur yang
unik dan berjalan berdasarkan kompetensi internal dan kelemahan yang dimiliki (Quinn, p. 7)
3.3 Menetapkan Panduan Perencanaan.
Panduan perencanaan mengkomunikasikan tujuan, sasaran,
strategi, serta kebijakan pada keseluruhan lembaga guna memandu perencanaan
pada tingkatan operasional – kampus, departemen, dan unit pelayanan. Panduan
perencanaan yang baik memiliki sejumlah karakteristik umum sebagai berikut :
1. Menyediakan batasan yang jelas dan
dapat dipahami sehingga memfokuskan pemikiran mereka yang membuat perencanaan
pada tingkatan ketercapaian yang
diinginkan.
2. Mudah diidentifikasi dengan tujuan dan
sasaran yang dirancangnya dapat
diterapkan dan sesuai dengan strategi dan kebijakan lembaga.
3. Tingkat kerinciannya layak guna
memandu perencanaan pada berbagai tingkatan organisasi.
4. Dinyatakan melalui cara yang
memungkinkan respon dalam rencana yang dapat berjalan secara politis.
5. Mampu untuk dirubah ketika kebutuhan
untuk itu jelas.
6. Berkaitan dengan periode waktu yang
spesifik dan tidak berbentuk open ended,
7. Melindungi lembaga dari adanya
keputusan perencanaan yang tak dapat diterima pada semua tingkatan organisasi.
8. memberikan kepastian untuk bebrapa
tahun ke depan apapun
situasinya.
3.4 Mengembangkan Rencana Program untuk
Akademik, Administrasi dan Unit Pendukung.
Panduan tujuan dan perencanaan memberikan kerangka untuk
mengemvangkan rencana
program pada semua unit operasional, termasuk unit pendukung akademik seperti
perpustakaan dan pusat komputer. Banyak pendekatan untuk menghasilkan rencana
ini memungkinkan untuk diambil, namun semua harus sesuai dengan karakteristik
struktural khusus organisasi
akademik. Progres dalam perencanaan di tingkat unit akan dapat diperoleh dengan
dialog intensip antara perwakilan unit dengan pengelola pusat pada tiap tahapan
proses perencanaan.
Proses pendidikan, pendekatan, dan negosiasi ini dimulai
dengan mengkomunikasikan panduan rencana pada tiap unit rencana. Menyertai
panduan tersebut adalah garis besar mengenai unit untuk dimasukan pada draft
rencana. Tukar pikiran yang intensip dan langsung harus terjadi di antara
rektor, wakil rektor, dekan, pimpinan jurusan, dan manjer unit lainnya hingga
rumusan perencanaan dapat diselesaikan. Selama interaksi tersebut, pengelola
pusat dapat membantu menejer unit dalam menginterpretasikan panduan, bereaksi
terhadap proposal sementara, dan menyetujui rencana dan tujuan unit.
Banyak anggota staf pengajar dan beberapa pengelola
mempertanyakan kemujaraban sebuah pendekatan terhadap perencanaan, namun,
parahnya kondisi keuangan dan lambannya pertumbuhan hanya menyediakan
administrasi terpyusat sebagai satu-satunya alternatif untuk mengekstensifkan
parisipasi fakultas dan administratip dalam memutuskan rencana dan strategi.
Diskusi mengenai perencanaan harus dipindahkan ketingkatan unit dimana banyak
sumber keputusan harus dibuat, jika keputusan tersebut ingin ditingkatkan dan
jika perencanaan ingin menggabungkan usaha antara fakultas dan administrasi.
3.5 Menetapkan Program Tujuan Multi Tahun
dan Menerapkan Rencana Sumber Daya.
Menjembatani jarak antara perencanaan dengan anggaran
tahunan tradisional atau proses realokasi sumber daya masyarakat sebuah langkah
menengah dalam menetapkan tujuan dan
rencana sumber daya untuk periode dua atau tiga tahun, dimana terdapat
kepastian untuk mendorong lembaga menuju tujuan jangka panjang. Usaha yang
dilakukan untuk mengemvangkan proses ini memiliki potensi yang lebih tinggi
dalam membantu sebuah lembaga menghadapi tantangan pada tahun 1980.
Tahapan menengah ini merubah kewenangan dan tanggung
jawab atas manejemen sumber daya dari staf anggaran teknis ke administratur
akademis. Tahapan ini merubah penekanan manajemen sumber daya dari dolar ke
tujuan agar dolar harus terpenuhi. Tahapan tersebut juga merubah fokus manajemen sumber daya dari
mempersiapkan anggaran ke mendistribusikan penambahan dana tahunan guna meraih
tingkat dukungan yang
stabil dan mempertahankan fitalitas dan kualitas lembaga.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar